Hướng Dẫn Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Doanh Nghiệp

Sự đổi mới phương pháp làm việc nhờ vào phần mềm quản lý nhân sự chính là đơn giản hóa tất cả các thủ tục nhập và lưu trữ dữ liệu, song song đó phần mềm nhân sự còn hỗ trợ cho các quy trình vận hành của doanh nghiệp, mang đến những tác động tích cực đến nhiều phòng ban khác nhau trong công ty. Đến với bài viết này, SmartOSC Zoho sẽ hướng dẫn sử dụng phần mềm nhân sự cho quý doanh nghiệp.

Những tính năng ưu việt của phần mềm quản lý nhân sự 

Giao diện hiện đại và tối giản, chạy trên đa dạng nền tảng

Hiện nay phần mềm quản lý nhân sự được thiết kế với giao diện rất hiện đại, mang đến nhiều trải nghiệm thoải mái và tiện ích cho người dùng. Được đánh giá là giao diện “phẳng hóa” thiết kế, nó tối ưu hóa được khả năng truy xuất thông tin và hiển thị tốt hơn khi ứng dụng đa nhiệm. Các theme của dashboard cũng được cung cấp nhiều loại cho người dùng, có thể thay đổi tùy biến các thông số hiển thị theo sở thích.

Công nghệ lập trình tiên tiến 

Đa số phần mềm quản lý nhân sự được lập trình dựa theo công nghệ .NET và ngôn ngữ lập trình được sử dụng là #C cùng với hệ quản trị dữ liệu SQL Server. Tất cả các công nghệ trên đều được phát triển bởi tập đoàn công nghệ lớn nhất thế giới Microsoft. Với việc sử dụng nhiều công nghệ lập trình như vậy giúp cho phần mềm nhân sự đáp ứng được với công việc, xử lý lượng Data khổng lồ từ các doanh nghiệp lớn. 

Quá trình xử lý công việc mượt mà

Trong một doanh nghiệp có rất nhiều bộ phận khác nhau và đồng thời cũng có rất nhiều nhân viên cùng sử dụng. Phần mềm nhân sự đồng bộ hóa các dữ liệu giúp cho việc xử lý công việc ở trong các bộ phận, các quy trình cập nhật thông tin hay vấn đề khai thác dữ liệu tránh được nhiều sai sót. 

Phần mềm quản lý nhân sự cũng cung cấp dịch vụ cực hiệu quả cho ngành du lịch, khách sạn. Phần mềm quản lý nhân sự khách sạn có thể tạo và quản lý nhiều khách sạn cùng lúc, đặc biệt hơn vẫn có thể tính toán doanh thu, lợi nhuận riêng cho từng khách sạn hoặc tổng hợp lại. 

Bảo mật chắc chắn

Rất nhiều phần mềm nhân sự ngày nay cho phép phân quyền theo nhóm người dùng trong vấn đề sử dụng phần mềm. Các tính năng thêm mới, sửa, xóa, duyệt hay in tài liệu,… cũng được giới hạn người dùng, điều đó giúp cho việc bảo mật dữ liệu được tốt nhất. Và hơn thế nữa phần mềm ghi lại toàn bộ thao tác quá trình sửa đổi của người dùng. Và nó được tích hợp công nghệ WCF tối ưu hóa được vấn đề bảo mật dữ liệu thông tin cho các Tập đoàn lớn, Tổng công ty hay những doanh nghiệp có nhiều chi nhánh,… Các chi nhánh hay phòng ban cần truy cập phần mềm sẽ không cần sử dụng VPN hay WAN để bảo mật thông tin nữa.

Hướng dẫn 7 bước đơn giản để sử dụng phần mềm

Bước 1: Cài đặt phần mềm

Cài đặt phần mềm sẽ được chính công ty hỗ trợ và hướng dẫn sử dụng phần mềm nhân sự. Tuy nhiên với những bản phần mềm  online thì người dùng cần tải phần mềm về máy, đăng nhập bằng tài khoản được cấp và có thể sử dụng ngay. 

Bước 2: Chuẩn hóa dữ liệu cần lưu trữ và quy trình hoạt động của phần mềm

Phần mềm nhân sự cung cấp khả năng tích hợp tất cả các dữ liệu được lưu trữ và chia sẻ trên một hệ thống đồng bộ, cách thức xử lý và các định dạng dữ liệu. Ví dụ khi tất cả các nhân viên cập nhật thông tin cá nhân thì bảng tổng thông tin sẽ được báo về quản trị viên của doanh nghiệp, nhân viên vừa có thể sửa chữa khi cần, và quản  trị viên cũng có thể rà soát lại sự chính xác của nó không cần nhiều bước giấy tờ rườm rà.

Bước 3: Phân quyền kiểm soát thông tin 

Phần mềm nhân sự cho phép doanh nghiệp phần quyền truy cập dữ liệu đến những bộ phận, phòng ban trong tổ chức. Tất cả các dữ liệu và thông tin sẽ luôn được cập nhật ngay lập tức, chính xác hơn bao giờ hết và quá trình xử lý nhanh gọn lẹ ngay trên hệ thống không cần phải sử dụng cách truyền thống truyền từ người này sang người khác rắc rối. 

Bước 4: Khả năng phân luồng công việc (workflow) được khai thác của phần mềm 

Luồng công việc chính là thứ tự theo các quy trình, tác vụ, sự kiện hoặc sự tương tác đã làm nên quy trình để công việc được thực hiện. Trong quy trình có thể có nhiều phòng ban, cá nhân tham gia. Quá trình được tự động hóa một phần hoặc toàn bộ công việc trong luồng công việc. Trong khi xử lý quá trình đó, các dữ liệu và thông tin hay các nhiệm vụ được truyền từng nhân viên để tuân thủ theo một quy tắc đồng nhất với nhau. 

Đặc biệt phần mềm nhân sự được cung cấp khả năng workflow, có thể tự động hóa toàn bộ quy trình nhờ vào khả năng truyền thông tin từ máy người dùng này đến vị trí máy người dùng khác trong doanh nghiệp một cách nhanh chóng. Trước đây các giao dịch phải được kiểm duyệt từ nhiều người, thì hiện nay chỉ cần sử dụng phần mềm nhân sự thì có thể xử lý công việc một cách hiệu quả và năng suất hơn. 

Bước 5: Tích hợp hệ thống máy chủ của nhà cung cấp với khách hàng

Với việc tích hợp hệ thống máy chủ với khách hàng thì nhà cung cấp sẽ giúp cho họ truy cập và có thể cung cấp thông tin một cách chính xác và nhanh chóng hơn. Hơn thế nữa có khá nhiều phần mềm nhân sự tốt nhất hiện nay cho phép tổ chức bên ngoài doanh nghiệp liên kết với nhau và vẫn duy trì được các biện pháp bảo mật thông tin và dữ liệu cao. 

Bước 6: Công cụ phân tích của phần mềm nhân sự được ứng dụng

Trong việc sử dụng các công cụ trong việc phân tích giúp cho doanh nghiệp xác định được mục tiêu công việc dựa vào hệ thống giao dịch sẵn có. Ngoài ra công cụ phân tích còn hỗ trợ báo cáo trạng thái thực tế của doanh nghiệp về tình hình thực tế để có thể thực hiện các mục tiêu đã được đề ra. Bởi vì phần mềm được hoạt động là một mô hình dữ liệu, vì thế báo cáo có thể thực hiện dễ dàng hơn, hiệu quả hơn và có kết quả kịp thời. 

Bước 7: Theo dõi và điều chỉnh quy trình hoạt động của phần mềm

Cần phải tái thiết kế quy trình làm việc trong kinh doanh để có thể thích ứng với sự xuất hiện của phần mềm nhân sự. Sử dụng hoàn toàn quy trình cũ và cách xử lý công việc truyền thống áp dụng vào việc sử dụng hệ thống quản lý mới là một sai lầm mà nhiều doanh nghiệp đang mắc phải. Thông thường các quy trình hoạt động cũ được thiết kế trước khi áp dụng vào hệ thống phần mềm nhân sự và sẽ không thuận lợi cho việc ứng dụng vào phần mềm quản lý. 

Hệ thống phần mềm quản lý nhân sự được thiết lập công nghệ tốt và cho phép người dùng thiết kế các quy trình xung quanh nhu cầu thực tế, đáp ứng đầy đủ và tốt nhất nhu cầu của các doanh nghiệp và từ đó tối ưu hóa quá trình vận hành hệ thống. Như vậy chỉ với 7 bước ở trên mà SmartOSC Zoho đã hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý nhân sự một cách chính xác và mang lại hiệu quả cao.