Tìm Hiểu Những Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Miễn Phí Và Tốt Nhất 2021 Mà Doanh Nghiệp Không Thể Bỏ Lỡ

Quy mô của doanh nghiệp càng lớn thì công việc quản lý nhân sự càng vất vả và khó khăn. Hơn thế nữa, việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự đang là xu hướng chuyển đổi của các doanh nghiệp tại Việt Nam. Phần mềm là một công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý con người hiệu quả và tiết kiệm. 

Những vấn đề thường gặp của công việc quản lý nhân sự

Nếu công ty hơn 50 nhân viên và quản lý ca kíp phức tạp, thì bộ phận nhân sự rất mất thời gian để xếp ca, tính công và tính lương vào cuối tháng. Đó là chưa kể các phát sinh, tranh cãi do thiếu công, sót ca hoặc làm sai phiếu lương. 

Và khi doanh nghiệp ngày càng mở rộng thì các nhiệm vụ nhân sự xoay quanh việc quản lý con người bắt đầu tăng lên. Ngay cả những nhiệm vụ tưởng chừng đơn giản cũng có thể trở nên phức tạp. Các công việc cứ diễn ra liên lục – Từ việc giới thiệu nhân viên mới, tạo danh sách thay đổi, đến quản lý KPI và thậm chí là luôn cập nhật dữ liệu nhân viên.

Thậm chí, đối với những ngành hàng có đặt điểm là nhân viên phải di chuyển tại nhiều điểm, nhân viên thay đổi liên tục hay công ty có nhiều chi nhánh thì việc kiểm soát chấm công cho nhân viên càng khó khăn. 

Bạn cảm thấy như không có đủ giờ trong ngày để hoàn thành khối lượng công việc quản lý nhân sự? Nếu vậy, có lẽ đã đến lúc để phần mềm quản lý nhân sự gánh vác một phần gánh nặng đó giúp bạn rồi đấy.

Lợi ích mà các phần mềm quản lý nhân sự mang lại cho doanh nghiệp

 

Tiết kiệm thời gian và nhân lực cho doanh nghiệp

Không cần lưu trữ quá nhiều hồ sơ, giấy tờ hay quy trình phê duyệt phức tạp. Tất cả các thông tin sẽ được số hóa và lưu trữ một cách thông minh. Doanh nghiệp không cần mất thời gian để chấm công, tính lương hàng tháng và nhân viên không còn phàn nàn về sai sót trong công tác quản lý nhân sự của doanh nghiệp.

 

Đánh giá và khen thưởng hợp lý

Với việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự, doanh nghiệp có khả năng lưu trữ đầy đủ các dữ liệu liên quan đến quá trình thực hiện công việc của nhân viên. Từ đó, nhà quản lý có thể đánh giá đầy đủ kỹ năng của nhân viên và có thể đưa ra định hướng đúng đắn cho nhân viên đó.

Tuyển dụng hiệu quả hơn

Phần mềm quản lý nhân sự hỗ trợ nhà quản lý từ công tác đăng tải thông tin tuyển dụng, lưu trữ hồ sơ tuyển dụng đến đánh giá các ứng cử viên phù hợp với các tiêu chí đặt ra.

Trung bình, bộ phận nhân sự có thể tiết kiệm 10 giờ mỗi tuần nhờ chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý nhân sự. Hãy suy nghĩ xem bạn có thể làm việc hiệu quả hơn bao nhiêu nếu có thêm 520 giờ mỗi năm để làm thêm việc khác?

Bạn được giải phóng để tập trung vào việc ra chiến lược ​​nhân sự nhiều hơn. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn nổi bật so với đám đông, như văn hóa và phúc lợi cho nhân viên.

Một phần mềm quản lý nhân sự tốt cần đảm bảo những tính năng nào?

Lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất hiện nay phù hợp cho doanh nghiệp là một quyết định lớn.

Thật dễ để bị mê hoặc bởi thiết kế đẹp và những tính năng mới lạ, tuy nhiên điều quan trọng là bạn phải chú ý đến các tính năng cốt lõi. Vì vậy, khi bạn cân nhắc các lựa chọn hãy đảm bảo rằng bạn xét đến các tính năng phải có này.

Loại bỏ các loại giấy tờ không cần thiết

Phần mềm có thể tích hợp các loại Form mẫu phổ biến trong doanh nghiệp của cả kế toán và nhân sự. Mọi đề xuất, yêu cầu, hồ sơ,… có thể phê duyệt đa cấp trên trực tuyến. Không cần phải in ấn hay chờ ký nữa.

Bảo mật chặt chẽ dữ liệu

Như bạn đã biết, hồ sơ nhân sự và bảng lương là những dữ liệu rất nhạy cảm. Mọi thông tin từ địa chỉ nhà, số hồ sơ thuế, ngày sinh, lịch sử việc làm, chi tiết tài khoản ngân hàng, hồ sơ y tế và thông tin kiểm tra xác thực lý lịch khác của nhân viên nếu bị lộ ra sẽ gây ra hậu quả rất lớn. 

Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn chọn một nhà cung cấp phần mềm đảm bảo các tiêu chuẩn bảo mật cao nhất hiện có. Điều này có nghĩa là phần mềm nhân sự (và dữ liệu của bạn) được đặt trên các máy chủ an toàn, do các chuyên gia quản lý, có nguồn điện khẩn cấp và dự phòng liên tục.

Hơn thế nữa, dữ liệu cần được sắp xếp hợp lý, để người quản lý có thể dễ dàng tra cứu thông tin và kết nối với dữ liệu dễ dàng.

Cập nhật nhân viên đang làm ca nào, ở đâu, làm gì

Đối với các doanh nghiệp có trên 50 nhân viên, việc kiểm soát sẽ trở nên khó khăn hơn. Phần mềm quản lý cần có chức năng hỗ trợ người quản lý dễ dàng hơn trong khâu kiểm soát, có thể theo dõi lộ trình kế hoạch và lộ trình làm việc thực tế của nhân viên.

Tích hợp chấm công và tính lương

Mỗi ngày, một nhân viên chấm công 2 lần. Để lưu trữ dữ liệu chấm công trong 3 tháng thì cần tới gần 180000 dòng trên 1 Sheet excel, nên việc tính công, tính lương hàng tháng của phòng nhân sự tốn rất nhiều thời gian. Phần mềm nhân sự chuyên nghiệp phải tối ưu được 2 nghiệp vụ này cho doanh nghiệp. 

Với sự giao nhau giữa dữ liệu chấm công và tính lương, hãy chọn một phần mềm nhân sự có kết hợp 2 nghiệp vụ này. Bằng cách đó, bất cứ khi nào nhập nhân sự mới vào hệ thống thì ca làm sẽ được thiết lập, chấm công hàng ngày, bảng lương tự động cập nhật.  

Điều này sẽ loại bỏ một lượng lớn thủ tục giấy tờ và tất cả các loại công việc xử lý, đối chiếu kép. Bạn sẽ có thể thu thập thêm dữ liệu, việc báo cáo trở nên dễ dàng và giúp bạn giảm thiểu rủi ro do sai sót của con người.

Quản lý đánh giá hiệu suất

Nhận thức được hiệu suất là chìa khóa để khai thác tối đa con người. Tuy nhiên, quy trình đánh giá hiệu suất thủ công có thể khó khăn và mang lại ít giá trị cho nhân viên.

Thay vào đó, bạn có thể sử dụng hệ thống nhân sự để dễ dàng phát triển KPI với nhân viên và truyền đạt cách thức các mục tiêu này phù hợp với các mục tiêu rộng lớn hơn của doanh nghiệp.

Tính linh động và khả năng tiếp cận

Chúng ta đang sống trong một thế giới luôn mở, luôn được kết nối, nơi chúng ta mong đợi quyền truy cập thông tin chỉ bằng một cú nhấp chuột, ở bất kỳ đâu, trên mọi thiết bị. Yêu cầu này cũng không ngoại lệ khi đánh giá một phần mềm quản lý nhân sự.

Hãy đảm bảo rằng thương hiệu mà bạn chọn cung cấp giải pháp dựa trên đám mây. Cho phép nhân viên có thể truy cập mọi lúc mọi nơi. Có nghĩa là họ có thể hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nhân sự nào khi ở ngoài văn phòng và thông qua thiết bị di động.

Nếu nhà cung cấp có thêm ứng dụng di động cho tất cả người dùng thì càng tốt!

Khả năng mở rộng tính năng khi bạn có nhu cầu

Dù bạn cần chọn một hệ thống nhân sự đáp ứng nhu cầu hiện tại của mình, nhưng cũng nên xem xét đến việc hệ thống đó sẽ thích ứng với sự phát triển kinh doanh trong tương lai như thế nào. 

Nếu tập trung quá hạn hẹp vào các nhu cầu cầu hiện tại, bạn có thể vô tình bỏ qua nhu cầu tương lai của doanh nghiệp, dẫn đến việc phải chuyển đổi phần mềm khi cần nâng cấp.

Đó là lý do tại sao bạn cũng nên cân nhắc chọn một phần mềm quản lý nhân sự có khả năng phát triển hợp lý với doanh nghiệp. Giá cả có linh hoạt không? Nó có thể xử lý một số lượng nhân viên gia tăng đáng kể không? Các tính năng mới liên tục được phát triển để bắt kịp xu hướng công nghệ mới nhất?

Không cần phải có nhân viên IT, không cần thuê máy chủ

Điều này giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tiết kiệm chi phí, thời gian và tạo được lợi thế cạnh tranh cho mình. 

Top 7 phần mềm quản lý nhân sự mà các doanh nghiệp không thể bỏ lỡ

Hiện nay, trên thị trường có nhiều phần mềm quản lý nhân sự có cách thiết kế và tính năng nổi bật khác nhau. Do đó, nhà quản lý sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc đưa ra quyết định lựa chọn phần mềm quản lý phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.

Dưới đây là 7 phần mềm quản lý nhân sự hiện đại, phổ biến và được hàng trăm doanh nghiệp lựa chọn để quản lý nhân sự và các công việc của công ty mình. Nào, chúng ta hãy bắt đầu với các phần mềm tuyệt vời này. Chúng tôi hy vọng những nhà quản lý có thể tìm kiếm được một phần mềm phù hợp với mô hình công ty nhất.

1. Zoho People

Là phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp vận hành công việc một cách dễ dàng mà không phải tùy chỉnh toàn bộ chương trình. Phần mềm nhân sự Zoho People linh hoạt và đơn giản cho phép người dùng quản lý các hoạt động của nhân viên gồm: quản lý hồ sơ, chấm công, ngày phép.

Với hệ thống tinh giản này bạn có thể hoàn thành các tác vụ quản lý nhân sự một cách nhanh chóng. Hơn nữa, nhân viên có thể truy cập qua cổng thông tin nhân viên để có thể cập nhật được về ngày phép, ngày công…

2. Tanca

Tanca là mô hình phần mềm nhân sự 4.0 với sự chuyển đổi công nghệ số trong quản lý nhân sự. Phần mềm được biết đến là phần mềm quản lý chấm công từ xa với giải pháp chấm công toàn diện, tính lương tự động, giao việc, quản lý KPI,…

Tanca giúp doanh nghiệp giảm thiểu được số lượng nhân sự quản lý mà vẫn đảm bảo tính chính xác. Hơn nữa, doanh nghiệp bạn có thể cắt giảm đến 60% thủ tục giấy tờ, giảm 70% thời gian xử lý nhân sự nhờ Tanca. 

Giao diện Tanca được thiết kế đơn giản, thân thiện với người dùng. Phần mềm phù hợp với mọi ngành nghề của doanh nghiệp, đặc biệt với những ngành nghề có tính linh hoạt cao và sự biến động nhân sự liên tục. Tanca sẽ giúp bạn giải quyết nhanh chóng, và hoàn toàn bảo mật.

Tanca cũng có ứng dụng di động đặc biệt lý tưởng cho cả nhân viên và người quản lý.

3. BambooHR 

Đối với các doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp quản lý nhân sự hoàn chỉnh, BambooHR sẽ là một lựa chọn hàng đầu để bạn cân nhắc. Phần mềm này được hơn 17.000 công ty tin dùng và có hơn 1,56 triệu người dùng là nhân viên vì trên thế giới.

BambooHR chuyên về tuyển dụng, giới thiệu, lương thưởng và văn hóa công ty. Phần mềm được thiết kế cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, là giải pháp giúp chủ doanh nghiệp và bộ phận nhân sự dễ dàng thu thập, duy trì và phân tích dữ liệu nhân viên.

Phần mềm có một giao diện người dùng thân thiện, đảm bảo cho các nhân viên có thể học sách sử dụng phần mềm nhanh chóng. Tuy nhiên vẫn có một điểm trừ là phần mềm này không có bảng lương. Vì vậy, bạn sẽ cần chạy bảng lương của mình ở nơi khác. 

Giá cho BambooHR không có sẵn trực tuyến. Bạn sẽ cần liên hệ với nhóm bán hàng của họ để nhận báo giá.

4. Zenefits

Zenefits được hơn 11.000 doanh nghiệp tin tưởng và hơn 400.000 nhân viên sử dụng. Phần mềm cung cấp các tính năng liên quan đến các gói lương thưởng, giới thiệu nhân viên, quản lý và yêu cầu,…

Với Zenefits, bạn sẽ có thể tăng năng suất của nhân viên trong toàn tổ chức. Nhân viên của bạn có thể sử dụng Zenefits cho những việc như tự giới thiệu, chọn quyền lợi và ký tài liệu.

Phần mềm có giá cả hơi cao so với các doanh nghiệp Việt. Tùy thuộc vào quy mô tổ chức và nhu cầu của bộ phận nhân sự công ty bạn, phần mềm sẽ linh hoạt đáp ứng.

Bảng lương không được bao gồm trong các gói giá cơ sở, muốn thêm tính năng này bạn phải bỏ ra 6 đô la cho mỗi nhân viên. Ngoài ra, bạn có thể dùng thử Zenefits miễn phí trong 14 ngày.

5. SAP SuccessFactors 

Phần mềm này được phân thành bốn loại sản phẩm khác nhau:

– Quản lý kinh nghiệm của nhân viên

– Nhân sự cốt lõi và trả lương

– Quản lý tài năng

– Phân tích và quản lý tình hình nhân sự

Nền tảng này mạnh mẽ và giàu tính năng, nhưng nó có thể là quá mức cần thiết đối với hầu hết các doanh nghiệp nhỏ. SAP SuccessFactors sẽ có ích cho các tổ chức và doanh nghiệp lớn hơn. Một doanh nghiệp lớn sẽ được hưởng lợi nhiều hơn từ một số tính năng nâng cao được cung cấp trong bộ sản phẩm này, đặc biệt là về phân tích và quản lý tình hình nhân sự.

Bảng giá của SAP SuccessFactors không có sẵn trên trang web của nhà cung cấp. Bạn cần liên hệ với nhóm dịch vụ khách hàng qua điện thoại, email hoặc trò chuyện trực tiếp để biết thêm thông tin.

6. Namely

Phần mềm này dễ sử dụng và nhân viên yêu thích nó. Việc yêu cầu thanh toán và xin nghỉ chỉ bằng một vài cú nhấp chuột từ cổng trang web hoặc ứng dụng dành cho thiết bị di động.

Phần mềm tích hợp với các công cụ của bên thứ ba cho những thứ như theo dõi người nộp đơn, ký điện tử, hệ thống chấm công, kiểm tra lý lịch, bảng lương quốc tế,… 

Giá cho Namely HR không có sẵn trực tuyến. Bạn sẽ cần yêu cầu nhà cung cấp giới thiệu và báo giá.

7. Sage Business Cloud People

Sage cung cấp nhiều loại sản phẩm cho doanh nghiệp từ công cụ kế toán đến quản lý nhân sự và hơn thế nữa.

Sage giúp bạn dễ dàng quản lý nhân sự cho nhân viên trên toàn thế giới. Phần mềm giúp tạo ra một chính sách toàn cầu duy nhất cho toàn bộ tổ chức của mình trong khi vẫn tuân thủ tất cả các quy định của địa phương và quốc gia. Vì vậy, không thành vấn đề nếu bạn có nhân viên ở Việt Nam, Chicago và Singapore. 

Nền tảng này lý tưởng cho các doanh nghiệp có từ 200 đến 5.000 nhân viên. Các doanh nghiệp nhỏ không nên sử dụng phần mềm này. 

So với các phần mềm quản lý nhân sự khác trên thị trường, việc thiết lập cho Sage Business Cloud People hơi phức tạp. Tuy nhà cung cấp đã tuyên bố “triển khai nhanh chóng”, nhưng nếu bạn đọc bản hướng dẫn thì nó cho biết bạn cần thời gian thiết lập trong vòng 90 ngày.

Cách lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất cho doanh nghiệp 

Dù đã được bài viết gợi ý 12 giải pháp tốt và phổ biến nhất hiện nay thì việc lựa chọn phần mềm tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn vẫn là một nhiệm vụ khó khăn.

Vậy thì đã đến lúc bạn sử dụng các phương pháp sau để đưa ra quyết định. 

Quy mô kinh doanh

Cách đầu tiên để thu hẹp các lựa chọn của bạn là dựa theo số lượng nhân viên bạn có. Các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ với 20 nhân viên sẽ không có nhu cầu giống như những công ty có 200 hoặc 2.000 nhân viên.

Các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ nên tìm đến các giải pháp trong nước như Zoho People. Còn SAP SuccessFactors, phần mềm CRM sẽ phù hợp hơn với các công ty đa quốc gia.

Điều quan trọng là đảm bảo rằng phần mềm nhân sự của bạn có thể mở rộng quy mô khi công ty phát triển.

Nhu cầu nhân sự

Chính xác thì bạn cần phần mềm quản lý nhân sự để làm gì?

Nhu cầu của tôi có thể không giống như nhu cầu của bạn. Và không phải phần mềm nào cũng cung cấp các tính năng như nhau. Vì vậy, bạn cần xác định lý do chính khiến bạn tìm kiếm và sử dụng phần mềm.

Tính năng bổ sung

Ngoài các nhu cầu cốt lõi của mình, bạn nên xem phần mềm mà bạn đang cân nhắc có cung cấp các tính năng bổ sung nào khác.

Giao việc, quản lý thời gian nghỉ, truyền thông nội bộ và hàng chục tính năng khác sẽ không nhất thiết nằm trong danh sách những tính năng “nhân sự cốt lõi”. Nhưng chúng vẫn rất tuyệt nếu bạn đang cố gắng tối ưu hóa bộ phận nhân sự của mình.

Chỉ cần đừng để một danh sách dài các tính năng bổ sung làm phân tán nhu cầu nhân sự chính của bạn.

Giá bán

Hầu hết các phần mềm quản lý nhân sự tính giá hàng tháng cho mỗi user. Mức giá này thường ở mức là 5 đô/nhân viên/tháng đối với phần mềm nước ngoài và thấp hơn nếu là phần mềm của Việt Nam.  

Không phải mọi giải pháp nhân sự đều có giá trực tuyến minh bạch. Trong một số trường hợp, bạn sẽ phải liên hệ với nhóm bán hàng để yêu cầu báo giá và bản demo. 

Vì vậy, bạn luôn cần kiểm tra phần mềm bằng bản dùng thử bảng miễn phí trước khi bạn cam kết sử dụng lâu dài.

Nguồn bài viết: https://dx.smartosc.com/