Phần Mềm Nhân Sự 4.0 – Giải Pháp Toàn Diện Cho Doanh Nghiệp Hiện Đại

Phần mềm quản lý nhân sự là một công cụ hữu ích, giúp nhà quản trị nắm được tình hình nhân sự trong doanh nghiệp mình một cách tổng quát và chính xác nhất, từ đó có thế đưa ra các điều chỉnh phù hợp, không chỉ giúp phát triển nguồn nhân sự mà còn tiết kiệm được thời gian, công sức. Sd.

Phần mềm quản lý nhân sự là gì?

Phần mềm quản lý nhân sự tiếng Anh là Personnel Management Software, là những ứng dụng công nghệ thông tin giúp cho việc thực hiện các quy trình nhân sự trở nên dễ dàng hơn. Các phần mềm này được thiết kế trực quan gần gũi với người dùng, bám sát các yêu cầu nghiệp vụ về quản lý nhân sự, quản lý chấm công – tính lương, nghỉ phép, quản trị phúc lợi nhân viên… Đồng thời, những phần mềm này còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tập trung nâng cấp các chiến lược quản lý nhân sự, bằng cách xử lý công tác tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, phát triển nhân sự – tài nguyên quý giá nhất của mỗi công ty.

Sống trong thời đại công nghệ phát triển không ngừng như hiện nay, bắt buộc doanh nghiệp phải lựa chọn thay đổi những gì không còn phù hợp, thay thế bằng những công nghệ của nền tảng chuyển đổi số, có như vậy mới đưa doanh nghiệp phát triển đi lên.

Một phần mềm nhân sự tốt nhất bao gồm những gì?

Một phần mềm quản lý nhân sự sẽ có các chức năng cơ bản gồm quản lý nhân sự, quản lý chấm công, tiền lương, báo cáo, quản lý công việc… Ngoài ra, ở một số phần mềm quản lý nhân sự nâng cao còn có thể giúp doanh nghiệp thực hiện việc tính toán và chế độ khen thưởng, kỷ luật thông qua đánh giá KPI, hoặc hỗ trợ doanh nghiệp lọc nhân sự theo yêu cầu tuyển dụng đầu vào…

Công tác quản trị nhân sự

Quản lý phúc lợi nhân viên

Phân hệ này giúp các nhà quản trị nhân sự quản lý lợi ích cho nhân viên (trả lương làm thêm giờ, tiền phụ cấp, nghỉ lễ, bảo hiểm…)

Theo dõi thông tin nhân sự

Tính năng này giúp nhà quản lý nhân sự tập trung cơ sở dữ liệu về thông tin liên lạc, thời hạn hợp đồng, loại hợp động, số bảo hiểm xã hội, lịch sử nhân viên… Từ đó, các biến đổi nhân sự như chế độ lương thưởng, nghỉ phép, lý lịch sẽ được theo dõi thường xuyên và cập nhật tức thời.

Quản lý tiền lương

Phân hệ này chịu trách nhiệm quản lý tiền lương và phụ cấp cho nhân viên, tiền thưởng, trích bảo hiểm, y tế và các khoản khấu trừ khác. Phần mềm sẽ giúp nhân sự tự động tính toán khấu trừ các khoản tiền lương để phục vụ đóng thuế.

Quản lý thời gian làm việc của nhân viên

Tính năng này sẽ giúp quản lý thời gian làm việc (giờ công, ngày công, tăng ca, nghỉ phép…) và theo dõi giờ ra vào công ty của nhân viên một cách chính xác. Một số công cụ còn có khả năng cảnh báo khi nhân viên chưa đạt hoặc đã hoàn thành chỉ tiêu khối lượng công việc được giao, nhắc nhở nhân viên khi có việc đến thời hạn cần giải quyết.

Lập kế hoạch làm việc

Ở phân hệ này, hệ thống sẽ giúp sắp xếp ca làm việc cho nhân viên, đảm bảo số lượng nhân sự phù hợp với khối lượng công việc. Hệ thống có thể lên lịch làm việc cho nhân viên, tạo dự án, cảnh báo khi thay đổi lịch làm việc hoặc trình độ lao động không phù hợp.

Xây dựng chiến lược Tuyển dụng nhân sự hiệu quả

Theo dõi và tìm kiếm hồ sơ ứng viên

Hệ thống quản lý tập trung cơ sở dữ liệu về danh sách hồ sơ ứng viên, qua đó cho phép nhà tuyển dụng lưu trữ thông tin người xin việc và sử dụng các công cụ tuyển dụng tự động khác trong suốt quá trình tuyển dụng.

Phân hệ này bao gồm các tính năng theo dõi thông tin ứng viên, tình trạng đơn xin việc…

Đánh giá nhân viên

Đánh giá nhân viên hay còn được gọi là phần mềm đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên. Ứng dụng sẽ cung cấp một hệ thống tập trung giúp nhà quản lý nhân sự theo dõi và đánh giá năng lực làm việc của nhân viên. Trong phân hệ này sẽ có các tính năng như theo dõi, đo lường hiệu suất công việc, quản lý mục tiêu…

Đào tạo

Module này cho phép nhà quản lý theo dõi, đào tạo nhân viên mới cũng như tiếp tục nâng cao các kỹ năng cho nhân viên hiện có, bao gồm các tính năng phổ biến như: xây dựng nội dung chương trình đào tạo, xác định lộ trình, kiểm tra và đánh giá chất lượng đào tạo.

Phần mềm quản lý nhân sự Zoho People – Giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp

Zoho People – phần mềm quản lý nhân sự với đầy đủ các chức năng: quản lý hồ sơ nhân sự, tuyển dụng, đánh giá KPI, chấm công tự động, thiết lập bảng công, bảng lương nhanh chóng… giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán nhân sự một cách nhanh nhất có thể. 

Bên cạnh đó, việc tự động hóa tính công và tính lương sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu được sai sót và tiết kiệm thời gian hơn nhiều so với việc xử lý thủ công trên Excel. Ngoài ra, phần mềm quản lý nhân viên Zoho People còn ứng dụng trí tuệ nhân tạo AI vào quản lý chấm công, đánh dấu bước ngoặt mới trong quản trị nhân sự thời đại 4.0.

=>>>> Tham khảo thêm phần mềm quản lý nhân sự trọn gói

Những vấn đề gặp phải khi chưa sử dụng phần mềm quản lý nhân sự Zoho People

Đối với doanh nghiệp

• Không nắm được thông tin nhân sự tức thời do dữ liệu bị phân tán, không tập trung
• Lãng phí thời gian tra cứu, tìm kiếm giấy tờ, lưu trữ hồ sơ
• Theo dõi biến động nhân sự khó khăn (lao động tăng/giảm, số nhân sự ra/vào công ty, doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, số lượng nhân viên lớn)
• Tốn nhiều chi phí, thời gian và nguồn lực cho hoạt động tuyển dụng

Đối với lãnh đạo

• Khó khăn trong việc kiểm soát, tuân thủ kỷ luật lao động của nhân viên
• Không có công cụ để đánh giá hiệu quả làm việc thực tế của nhân viên
• Không theo dõi được quá trình công tác của nhân viên, dẫn đến thiếu căn cứ cho việc khen thưởng, thăng chức…

Đối với phòng nhân sự

• Mất nhiều thời gian để thông báo với lãnh đạo số liệu về nhân sự
• Vật lộn trong đống giấy tờ để tổng hợp công, tính lương, đánh giá KPI
• Không quản lý chặt chẽ các đơn nghỉ phép của nhân viên, dẫn đến gian lận

Doanh nghiệp thay đổi như thế nào sau khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự Zoho People?

Đối với doanh nghiệp

• Quản lý tập trung, đầy đủ, chính xác, đồng nhất mọi thông tin liên quan đến nhân sự
• Giảm các chi phí thời gian, nhân sự cho các nghiệp vụ nhân sự
• Chi trả lương chính xác, KPI được đo lường tự động, không có thiên vị
• Nâng cao hiệu quả tuyển dụng từ việc tận dụng kho hồ sơ ứng viên được số hóa, giảm được các chi phí dịch vụ đăng tuyển

Đối với lãnh đạo

• Theo dõi được tình hình nhân sự hàng ngày theo thời gian thực (có mặt, vắng mặt, công tác, tăng ca…)
• Kịp thời nắm bắt tình hình biến động nhân sự của doanh nghiệp, để có các điều chỉnh kịp thời

Đối với quản lý nhân sự

• Tiết kiệm thời gian tổng hợp bảng công, tính lương
• Giảm thời gian xử lý đơn từ bằng giấy
• Tình trạng sai sót trong quá trình tính công, đánh giá KPI, tính lương được giảm bớt so với các cách làm truyền thống

Những lợi ích mà phần mềm quản lý nhân sự Zoho People mang lại

Chấm công online ngay trên di động

Phần mềm nhân sự Zoho People ứng dụng chấm công bằng định vị GPS để quản lý vị trí làm việc, cho phép chấm công linh hoạt tại nhiều địa điểm khác nhau: văn phòng, công trình, hiện trường. Phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến Zoho people, cho phép chấm công ngay trên điện thoại di động, không cần tới máy quét vân tay.

Đặc biệt, trong thời điểm tình hình dịch COVID-19 diễn biến phức tạp, việc chấm công bằng vân tay tiềm ẩn nhiều rủi ro và nguy cơ lây nhiễm. Do đó, tính năng chấm công định vị GPS của phần mềm quản lý nhân sự Zoho People càng khẳng định được giá trị và hiệu quả của mình, giúp doanh nghiệp làm việc an toàn hơn.

Các đơn từ chấm công sẽ được gửi và duyệt ngay trên phần mềm. Sau đó, phần mềm quản lý nhân sự Zoho People sẽ tự động tính công, trừ phép cho nhân viên và tổng hợp vào bảng công tháng.

Tự động hóa bảng công

• Bảng công tự động update số liệu realtime, không cần tính excel, không cần nhập số liệu thủ công
• Nhân sự chủ động theo dõi bảng công của nhân viên dễ dàng ngay trên di động

Quy trình Tuyển dụng – Đào tạo – Nhân sự được phần mềm quản lý nhân sự số hóa nhanh chóng

Số hóa quy trình tuyển dụng

• Số hóa quy trình tuyển dụng của từng phòng ban, tự động giao lịch phỏng vấn cho quản lý nhân sự
• Hệ thống tự động gửi email cho ứng viên, giúp tăng độ chuyên nghiệp
• Tạo và lưu trữ CV tập trung

Quản lý toàn diện hệ thống nhân sự trong công ty

• Số hóa hồ sơ nhân sự (thông tin nhân sự, các giấy tờ, chứng chỉ, hợp đồng được lưu trữ ngay trên phần mềm quản lý nhân viên Zoho People)
• Quản lý và theo dõi quá trình công tác của nhân viên dễ dàng
• Phần mềm tự động gửi cảnh báo khi nhân viên hết hạn hợp đồng, thai sản, nghỉ hưu…
• Theo dõi biến động nhân sự, báo cáo chi tiết số lượng nhân sự tăng/giảm qua từng thời kỳ

Quản lý hiệu suất bằng KPI

Phần mềm quản lý nhân sự toàn diện Zoho People thiết lập hệ thống KPI thông minh

• Dễ dàng thiết lập KPI cho từng vị trí (chỉ tiêu, hệ số đánh giá, đơn vị tính…)
• Tự động hóa đánh giá KPI từ kết quả thực hiện công việc thực tế so với chỉ tiêu, giúp nhà quản lý giảm 90% thời gian nhập liệu, tính toán thủ công
• Hệ thống KPI chính xác giúp lãnh đạo có căn cứ để xét tăng lương, thưởng và ra quyết định bổ nhiệm nhân sự.

Truyền thông nội bộ – Kết nối nhân sự trong doanh nghiệp

Phần mềm quản lý nhân viên Zoho People tạo ra một môi trường số nơi quản lý- nhân sự có thể thoải mái tương tác, trao đổi một cách minh bạch toàn bộ quy trình nội bộ, từ đó góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp đoàn kết, chuyên nghiệp hơn.

Đơn giản, dễ sử dụng là yếu tố quan trọng khi lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự online

Còn được gọi với cái tên khác là phần mềm nhân sự trực tuyến, phần mềm nhân sự điện toán đám mây, phần mềm HR trên nền tảng web. Phần mềm nhân sự Zoho People có ưu điểm là dễ dàng triển khai và cập nhật tính năng mới. Người sử dụng (nhà quản lý nhân sự và nhân viên) chỉ việc truy cập phần mềm thông qua trình duyệt web ở mọi lúc mọi nơi, trên mọi thiết bị (PC, laptop, Ipad, điện thoại thông minh), chỉ cần có kết nối internet.

Với những phân hệ chi tiết và đầy đủ chức năng. Zoho People xứng đáng là phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất hiện nay. Để doanh nghiệp vận hành và phát triển hiệu quả, đứng vững trong nền kinh tế hiện đại, thì việc ứng dụng các phần mềm nhân sự tốt nhất cho doanh nghiệp là điều tất yếu.