Tư vấn khi lựa chọn phương án triển khai CRM: nên THUÊ, MUA hay TỰ PHÁT TRIỂN?

Ngày nay, nói về lợi ích của một hệ thống CRM đối với sự phát triển bền vững của một doanh nghiệp thì gần như doanh nghiệp nào cũng biết và có nhu cầu triển khai CRM phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình .

Tuy nhiên, làm sao để doanh nghiệp bắt đầu với 1 giải pháp CRM và nhất là làm sao để doanh nghiệp chọn được phương án triển khai CRM phù hợp nhất với hiện trạng, nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực) của mình lại là một câu hỏi không dễ trả lời. Do đó trong khuôn khổ bài viết ngắn dưới đây, SmartOSC DX  sẽ giới thiệu sơ lược về một số phương án triển khai CRM hiện nay trên thị trường cũng như kèm các so sánh, đánh giá giữa các phương án đầu tư. Từ đó giúp quý doanh nghiệp hiểu thêm và chọn được phương án đầu tư triển khai CRM phù hợp nhất.

Tổng quan 3 phương án triển khai phần mềm CRM

Phương án THUÊ

Nói nôm na cho dễ hình dung về phương án THUÊ phần mềm CRM thì sẽ giống như công chuyện bạn vào 1 siêu thị / cửa hàng thời trang bạn lựa lựa chọn 1 cái áo may sẵn, sau đó trả tiền và mang về mặc. Ưu điểm của việc này là rất nhanh chóng bạn sẽ có cái áo mới mặc trên mình mà không phải đợi chờ thợ may tới may đo các thông số, chọn loại vải, thương hiệu vải…. Tuy nhiên, cái áo may sẵn đó có thể hợp với bạn nhưng cũng có thể ko hợp với khổ người của bạn (ví dụ như tay hơi chật 1 chút, bụng hơi cức một chút hoặc vải dễ nhăn…) nói chung là bạn có thể vừa ý hoặc ko vừa ý. Nhưng đa phần là không vừa ý hoàn toàn.

Phương án đầu tư triển khai phần mềm CRM dưới dạng THUÊ cũng vậy. doanh nghiệp có thể tìm hiểu và chọn 1 gói sản phẩm CRM phù hợp, ưng ý rồi trả tiền (thuê định kỳ) để mang về vào sử dụng. Nhanh – gọn – bổ – rẻ là tiêu chí tiên quyết của phương án THUÊ phần mềm CRM.

Với phương án này doanh nghiệp (doanh nghiệp) sẽ trả phí thuê theo số lượng người dùng /năm và gia hạn sau khi hết thời gian thuê. Nếu phát sinh thêm người dùng vượt quá gói đang thuê thì doanh nghiệp phải trả thêm phí thuê cho số lượng người vượt.

Sau khi thanh toán là có thể dùng ngay. Sau khi hết thời gian thuê doanh nghiệp có thể gia hạn để dùng tiếp hoặc ngưng sử dụng.

LƯU Ý:

• Với một số doanh nghiệp yêu cầu bảo mật dữ liệu cao thì có thể lựa chọn thêm hình thức thuê phần mềm CRM nhưng cài đặt source code và database tại hạ tầng của doanh nghiệp. Với hình thức này thì doanh nghiệp phải tự trang bị hạ tầng toàn bộ. Ngoài ra, doanh nghiệp phải chịu thêm 1 khoản phí (nhỏ) tính trên lần cài đặt phần mềm lên hạ tầng của doanh nghiệp do nhà cung cấp quy định.
• Đối với phương án THUÊ, một số nhà cung cấp sẽ cung cấp dịch vụ tùy chỉnh phần mềm theo yêu cầu và doanh nghiệp sẽ phải trả thêm phí cho phần này.

Phương án MUA

Với phương án này doanh nghiệp chỉ phải trả phí 1 lần để sở hữu vĩnh viễn phần mềm, không chịu phí hàng năm. Tuy nhiên, cũng như phương án THUÊ mà cài đặt tại hạ tầng doanh nghiệp thì với phương án MUA vĩnh viễn doanh nghiệp cũng sẽ phải tự chuẩn bị các hạ tầng liên quan (như server, Email Server, đăng ký SMS Brandname, đầu số & thiết bị tổng đài…) để sử dụng phần mềm.

Hạn chế của phương án này là chi phí ban đầu mua vĩnh viễn phần mềm khá cao (ngoài chi phí đầu tư hạ tầng). Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần có đội ngũ nhân sự riêng để quản trị hệ thống CRM.

Tương tự như phương án THUÊ, doanh nghiệp sẽ được dùng phần mềm với những tính năng có sẵn theo gói đã mua. Nếu có nhu cầu tùy chỉnh thì doanh nghiệp sẽ phải trả thêm phí cho phần này.

Phương án TỰ TRIỂN KHAI

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể chủ động lên kế hoạch để xây dựng phần mềm CRM theo nhu cầu thay vì đi THUÊ hoặc MUA từ bên ngoài. Thuận lợi của phương án này là doanh nghiệp sẽ chủ động về lộ trình triển khai cũng như tính năng triển khai phù hợp với ngân sách và thời gian của doanh nghiệp. Phần mềm triển khai xong sẽ được sở hữu bởi doanh nghiệp, được bảo dưỡng và vận hành bởi chính nhân sự trong doanh nghiệp nên sự chủ động là rất cao, cần là có, cần thay đổi là thay đổi, rất nhanh.

Song nhược điểm của phương án là chi phí đầu tư ban đầu sẽ cao, nhiều khi sẽ không kiểm soát được. Bên cạnh việc doanh nghiệp phải tự chi trả chi phí nhân sự, hạ tầng, vận hành… thì các rủi ro khác như nhân sự dự án thiếu kiến thức nghiệp vụ chuyên môn (phải mất nhiều thời gian để tìm hiểu mới có thể hệ thống hóa trên phần mềm),thiếu kinh nghiệm triển khai, các quy trình bán hàng chưa ổn định, chính sách cty chưa ổn định, nhân sự chủ chốt nghỉ …đều là nguy cơ có thể khiến việc triển khai dự án CRM kéo dài hoặc thất bại.

Xem thêm bài viết: Các phần mềm crm tốt nhất hiện nay

So sánh và lựa chọn phương án triển khai phù hợp

Phương án	Ưu điểm	Nhược điểm
THUÊ	Chi phí đầu tư thấpKhông phải trang bị hạ tầngCó thể sử dụng ngay sau khi thanh toán	Tăng thêm người dùng phải trả thêm phí, tốn phí gia hạn.Chỉ dùng theo những tính năng có sẵn, hạn chế tùy chỉnhLo lắng dữ liệu khách hàng không được bảo mật (do data được lưu trên “mây”)
THUÊ (cài đặt tại server doanh nghiệp)	Yên tâm về độ bảo mật dữ liệu (do data cài đặt trên hạ tầng của mình)Chi phí đầu tư trung bìnhCó thể sử dụng ngay sau khi thanh toán	Doanh nghiệp tốn thêm chi phí trang bị hạ tầng server và phí cài đặt phần mềmChỉ dùng theo những tính năng có sẵn, hạn chế tùy chỉnh theo yêu cầu
MUA (vĩnh viễn)	Được sở hữu vĩnh viễn phần mềmKhông tốn phí hàng năm	Chi phí đầu tư ban đầu tương đối cao (tuy nhiên, xét khấu hao trong 3-5 năm thì lại thấp, nếu không muốn nói là rẻ)Phải có đội ngũ quản trị hệ thốngPhải tự trang bị cơ sở hạ tầng
TỰ TRIỂN KHAI	Xây dựng phần mềm đúng theo yêu cầu, nghiệp vụ của doanh nghiệp ngay từ đầuĐội ngũ nhân sự luôn sẵn sàng hỗ trợ sử dụng và bảo trì phần mềm nhanh chóng khi có sự cố.	Cần đội ngũ nhân sự ổn địnhGặp khó khăn khi người phụ trách xây dựng phần mềm nghỉ việcTuyển dụng nhân sự khó khănChi phí đầu tư ban đầu rất cao

Kết luận

Như vậy, phương án THUÊ và THUÊ cài đặt tại server của khách hàng phù hợp với những doanh nghiệp có mức ngân sách cho phần mềm thấp, không có đội ngũ nhân sự riêng hoặc những doanh nghiệp muốn trải nghiệm độ hiệu quả của phần mềm trước 1 thời gian rồi mới quyết định mua.

Phương án MUA luôn phần mềm phù hợp với những doanh nghiệp có mức ngân sách dồi dào và mong muốn sở hữu 1 phần mềm CRM hiệu quả với 1 thời gian triển khai vừa phải.

Những doanh nghiệp có ngân sách cao và có đội ngũ nhân sự phát triển phần mềm riêng thì phương án TỰ TRIỂN KHAI phần mềm CRM sẽ là giải pháp phù hợp nhất. Tuy nhiên, cần lưu ý thêm các rủi ro có thể gặp phải trong quá trình triển khai như phân tích ở trên (tham khảo bài viết “11 bước lập kế hoạch triển khai CRM” để biết cách lập 1 kế hoạch triển khai CRM bài bản, giúp giảm nguy cơ thất bại khi triển khai dự án CRM)

Qua bài viết trên, chúng tôi hy vọng quý doanh nghiệp hiểu thêm phần nào về tính chất cũng như ưu, nhược của các phương án triển khai phần mềm CRM có thể có. Nếu bạn vẫn còn phân vân hay thắc mắc trong việc lựa chọn phương án triển khai phần mềm CRM cho doanh nghiệp của mình thì đừng ngần ngại hãy liên hệ NGAY với chúng tôi để được tư vấn MIỄN PHÍ:

Nguồn bài viết: Quản lý quan hệ khách hàng