Mô Hình HRM 4.0: Xu Hướng Quản Trị Nhân Sự Trong Kỷ Nguyên Số

Năm 2020, thế giới đã trải qua một cuộc khủng hoảng kinh tế nặng nề do dịch bệnh Covid-19 ảnh hưởng đến tất cả các ngành nghề, lĩnh vực trên thị trường. Trong đó, nhân sự là ngành có nhiều biến động hơn cả, đặc biệt nguồn dư cầu lao động quá lớn, bên cạnh đó quy trình làm việc, cách thức quản lý và mô hình quản trị cũng thay đổi khá rõ rệt.

Trước những biến chuyển đó, năm 2021 xu hướng quản trị nhân sự sẽ thay đổi như thế nào? Những thách thức doanh nghiệp sẽ phải đối mặt? Doanh nghiệp Việt Nam cần làm gì để chuẩn bị cho sự biến động hậu Covid? 

1. Mô hình quản trị nhân sự 4.0 trong kỷ nguyên số 

Trong kỷ nguyên số, các mô hình quản trị nhân sự tại doanh nghiệp sẽ thay đổi ra sao? Bức tranh tuyển dụng, truyền thông nội bộ, đánh giá KPI nhân viên, đào tạo nhân sự,… sẽ được tô vẽ như thế nào khi các công cụ truyền thông, công nghệ 4.0, IoT, big data ngày càng bùng nổ?

Sự biến đổi mô hình tuyển dụng nhân sự trong 2021

Sau dịch Covid, nguồn lao động dư thừa trên thị trường khá lớn, tuy nhiên nguồn nhân sự chất lượng cao không biến động nhiều so với các năm trước. Tình trạng khan hiếm ứng viên có năng lực là thách thức lớn đối với các nhà tuyển dụng có thể thu hút ứng viên. Trong khi đó, robot, trí tuệ nhân tạo AI, IoT,…ngày càng phát triển. Do đó mô hình tuyển dụng của các doanh nghiệp cũng cần thay đổi để phù hợp với dự biến động thực tiễn.

Mô hình tuyển dụng kỷ nguyên số 4.0:

• Sử dụng công cụ truyền thông tuyển dụng: kênh tuyển dụng, tin tuyển dụng, phần mềm tuyển dụng, diễn đàn, trang social,…
• Sử dụng học máy AI trong việc tìm kiếm ứng viên
• Tuyển dụng, phỏng vấn trực tuyến
• Nhân sự đa nhiệm hơn
• Thu hút ứng viên bằng môi trường làm việc sẽ hiệu quả hơn

Mô hình đánh giá hiệu suất làm việc nhân viên có gì khác biệt?

Trong thời đại cách mạng công nghệ 4.0 các chỉ tiêu đánh giá KPI các nhà quản lý sẽ không còn thực hiện một cách thủ công. Tất cả tiêu chí đánh giá sẽ được setup trên phần mềm, công nghệ AI sẽ theo dõi và tính điểm, đánh giá mức độ hoàn thành công việc của từng cá nhân.

Mô hình đào tạo nhân viên thay đổi như thế nào?

Mô hình đào tạo nhân sự sẽ được chú trọng mạnh mẽ vào những năm tới. Lý do, máy móc, công nghệ đang dần thay thế con người, đặc biệt là các công việc có tính chất lặp đi lặp lại hàng ngày. Do đó, để doanh nghiệp không cần quá nhiều nhân viên hành chính, quản lý sổ sách, hạch toán giấy tờ mà doanh nghiệp sẽ cần đào tạo nhân viên có chuyên môn cao hơn về cách vị trí kỹ thuật, quản lý dự án, quản lý nhân sự, kỹ năng giao tiếp thuyết phục khách hàng, vị trí sáng tạo nội dung. Do đó việc đào tạo nhân sự chất lượng cao đóng vai trò vô cùng quan trọng và sẽ được đẩy mạnh vào những năm sắp tới.

Sự đột phá mô hình truyền thông nội bộ 2021

Theo báo cáo của Forbes, các công ty tại Châu Âu có khả năng thu hút nhân sự cao trên 80% đều đẩy mạnh vào các chiến lược truyền thông nội bộ.

Thực tế cho thấy, truyền thông nội bộ có thể giúp doanh nghiệp gắn kết nhân viên, nâng cao hiệu suất làm việc và tăng khả năng thu hút, giữ chân nhân viên. Ở kỷ nguyên số, các chiến lược truyền thông nội bộ sẽ cần được đẩy mạnh hơn, tận dụng tối đa sự hữu ích của các công cụ truyền thông trong doanh nghiệp.

Mô hình quản lý, lưu trữ hồ sơ, dữ liệu – số hóa 100% văn phòng nhân sự

Ở kỷ nguyên số, nhiệm vụ số hóa hồ sơ, biểu mẫu sẽ được đưa lên hàng đầu. Bởi sự phát triển của công nghệ đang thay thế hoàn toàn hồ sơ, dữ liệu giấy. Thêm vào đó, các doanh nghiệp trên thế giới đã và đang ráo riết thực hiện số hóa văn phòng nhanh chóng chuyển đổi số doanh nghiệp. Theo khảo sát của Mckinsey, 70% doanh nghiệp tại Hoa Kỳ đã và đang sử dụng các biểu mẫu điện tử e-form, thực hiện tự động hóa quy trình, kết quả hàng năm các doanh nghiệp này tiết kiệm hơn 120 tỷ USD chi phí hành chính, văn phòng. Bên cạnh đó, tại Thụy Điển việc tự động hóa dữ liệu, số hóa văn phòng, sử dụng các phần mềm công nghệ cũng đang được triển khai mạnh mẽ, kết quả quốc gia này tiết kiệm gần 700 tỷ SEK mỗi năm.

2. Xu hướng quản trị nhân sự trong kỷ nguyên số 4.0

Dưới đây là xu hướng quản trị nhân sự tất yếu trong năm 2021 – các doanh nghiệp cần biết:

Remotely Working – Xu hướng Quản trị nhân sự từ xa

Theo nghiên cứu của Mckinsey, sau làn sóng Covid đợt 1 khoảng 85% doanh nghiệp tại Mỹ cho nhân viên làm việc từ xa. Đơn cử, Google cho 5000 nhân viên làm việc tại nhà đến hết tháng 7/2021 hay Facebook cho nhân viên làm việc tại nhà hết 2020. Có thể thấy đại dịch giúp các doanh nghiệp bước đầu có cơ hội tiếp cận với mô hình làm việc và quản trị từ xa. 

Mặt khác, hầu hết đội ngũ nhân viên được khảo sát đều mong muốn làm việc không gò bó về thời gian và địa lý. Nghiên cứu của Forbes chỉ ra rằng, 74% nhân viên làm việc tại nhà sau đợt dịch không muốn quay trở lại mô hình làm việc hành chính cũ. 

Trong khi đó, sự bùng nổ của công nghệ hiện đại, trí tuệ nhân tạo, Internet of Thing đã xóa bỏ giới hạn khoảng cách làm việc của con người giúp các doanh nghiệp thuận lợi hơn trong việc triển khai mô hình làm việc từ xa.

Văn phòng điện tử 4.0 – xu hướng chuyển đổi số văn phòng hành chính nhân sự

Một trong những mong muốn hàng đầu của người lao động khi lựa chọn một công việc đó là điều kiện môi trường làm việc. Theo khảo sát của Flexjobs cho thấy 80% người lao động sẽ trung thành hơn với công việc khi được làm việc tại môi trường hiện đại và linh hoạt.

Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ hiện đại, mô hình làm việc của đội ngũ nhân sự theo hướng hành chính văn phòng cũ đã không còn phù hợp và bộ lộ nhiều hạn chế: lãng phí quỹ thời gian làm việc của doanh nghiệp, lãng phí chi phí văn phòng, chi phí gián đoạn công việc do quy trình nhân sự rườm rà,…

Ở thời kỳ kỷ nguyên số – nơi của những thiết bị công nghệ hiện đại, “chuyển đổi số” văn phòng nhân sự sẽ trở thành nhiệm vụ hàng đầu và xu hướng quản trị nhân sự trong tương lai của các doanh nghiệp.

Tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp đã nắm bắt được xu hướng xây dựng văn phòng điện tử 4.0 và bắt đầu ứng dụng phần mềm công nghệ vào trong hoạt động quản trị nhân sự, quản trị doanh nghiệp. Cụ thể như chuỗi Metro Mart sử dụng phần mềm chấm công để số hóa chấm công 500 nhân sự ở 20 chi nhánh. Hay như VNPost đang sử dụng phần mềm chấm công Face ID để quản lý đội ngũ nhân viên kinh doanh,… Đó chính là nền tảng cho việc chuyển dịch sang văn phòng điện tử 4.0 (digital workplace).

Học hỏi từ Metro Mart, Vnpost, để nhanh chóng xây dựng và hoàn thiện văn phòng điện tử, các doanh nghiệp Việt có thể tham khảo bộ ứng dụng sau:

Tham khảo bộ giải pháp giúp xây dựng hoàn chỉnh văn phòng điện tử 4.0

• Zoho People FaceID – Phần mềm chấm công bằng FaceID (Đầu tiên tại Việt Nam): Thay thế hoàn toàn máy chấm công vân tay, phần mềm chấm công Face ID giúp nhà quản lý quản lý nhân sự theo thời gian thực. Chỉ với thiết bị di động, nhà quản lý có được toàn bộ dữ liệu về chấm công của tất cả nhân sự trong ca/ngày làm việc cụ thể.
• Zoho People Payroll – Phần mềm tính lương tự động: Thay vì tổng hợp bảng công, làm bảng lương trên Excel, bộ phận C&B chỉ cần sử dụng Zoho People Payroll. Phần mềm hỗ trợ thiết lập công thức tính lương cho từng nhân viên, tự động tính lương,…
• Zoho People Request – Phần mềm đề xuất nội bộ: Số hóa toàn bộ hoạt động soạn thảo, gửi và phê duyệt đề xuất nội bộ, loại bỏ những bước rườm rà ở mô hình văn phòng truyền thống.
• Zoho People News – Phần mềm thông báo & truyền thông nội bộ: Tạo, phê duyệt, ban hành và quản lý mọi thông báo/ truyền thông nội bộ.
• Zoho People Dispatch – Phần mềm quản lý văn bản, công văn: Quản lý, lưu trữ tập trung và thống nhất mọi công văn, văn bản
• Zoho People Asset – Phần mềm quản lý tài sản nội bộ: Quản lý danh mục, người sử dụng, tra cứu mọi thông tin về tài sản nội bộ của doanh nghiệp

Với 6 phần mềm trên, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chuyển dịch từ văn phòng truyền thống lên văn phòng điện tử. Hiện tại 6 phần mềm trên đã được tích hợp vào phần mềm quản lý nhân sự Zoho People.

Xu hướng tự động hóa trong quy trình nhân sự

Theo dự báo nhân sự của các nhà nghiên cứu tại Stanford, lực lượng lao động 2025 sẽ biến đổi một cách đáng kể để phù hợp với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ. Theo số liệu từ tạp chí SHRM: 60% nhân sự toàn cầu sẽ được chuyển địch đến một môi trường tự động hóa để làm việc và cống hiến. Ở đây các văn phòng sẽ không còn tồn tại tình trạng quản lý dữ liệu, con người một cách thủ công. 

3. Những thách thức quản trị nhân sự trong kỷ nguyên số

Cuộc cách mạng 4.0 đã tạo ra những sự thay đổi mạnh mẽ trong cách quản lý, điều hành của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp ngày càng có những đòi hỏi cao hơn về năng lực của nhân viên, ứng viên. Ngược lại, đội ngũ nhân sự cũng có những đòi hỏi cao hơn về quyền lợi và môi trường đối với công ty. Thực tế cuộc cách mạng 4.0 đã tạo ra những thách thức rất lớn đến xu hướng phát triển trong quản trị nguồn nhân lực:

• Thứ nhất, mô hình và quy trình kinh doanh đang dần thay đổi dẫn đến áp lực đổi mới công nghệ. Công nghệ đã giúp các tổ chức tinh gọn nhân sự, tuyển dụng và truyền thông nhanh chóng hơn. Tuy nhiên đây cũng là nguyên nhân khiến các doanh nghiệp bị chèn ép sức cạnh tranh của đối thủ trên thị trường trong việc đi tắt đón đầu công nghệ. 
• Thứ hai, nguồn nhân sự chưa được đào tạo về kỹ năng sử dụng máy móc công nghệ hiện đại. KHi doanh nghiệp lắp đặt bất cứ một phần mềm công nghệ nào, doanh nghiệp cũng đều bỏ chi phí và nguồn lực để đào tạo nhân viên sử dụng, thích nghi với nền tảng công nghệ đó. Thời gian từ làm quen với ứng dụng đến khi thuần thục có thể mất một khoảng thời gian khá dài. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có nguồn lực nhân viên kỹ thuật cao và nguồn ngân sách đào tạo hợp lý.
• Thứ ba, thách thức trong quản lý dữ liệu, hồ sơ nhân sự. Dữ liệu nhân viên, công việc, KPI nhân sự ngày một tăng trong khi mô hình quản lý của doanh nghiệp chưa được tự động hóa khiến công tác tìm kiếm thông tin, truy vết dữ liệu trở nên khó khăn và rườm rà.
• Thứ tư, thách thức trong quản trị nguồn nhân lực 4.0. Trong kỷ nguyên số, quản trị hiệu suất công việc, theo dõi tiến độ công việc qua các phần mềm ứng dụng trở nên dễ dàng hơn, Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc truyền cảm hứng, động lực cho đội ngũ nhân sự cống hiến vì tổ chức. Ở những năm tới, chất xám, sự sáng tạo của nhân sự là những giá trị quan trọng nhất trong doanh nghiệp do đó các nhà quản lý cần đảm bảo quyền lợi, sự công bằng đối với nhân sự trong công ty.

4. Doanh nghiệp Việt Nam cần chuẩn bị gì trước sự “biến đổi” tương lai ngành nhân sự

Trước những xu hướng quản trị nhân sự trên đòi hỏi các doanh nghiệp cần có những chiến lược đối phó với sự thay đổi sau thời kỳ khủng hoảng Covid-19. Dưới đây là 4 chiến lược các doanh nghiệp Việt Nam cần chuẩn bị trước sự biến động tương lai ngành nhân sự:

Nắm bắt sự bùng nổ công nghệ 4.0

Các doanh nghiệp nên tận dụng các công cụ truyền thông trực tuyến để thực hiện các công việc như truyền thông nội bộ gắn kết nhân sự trong công ty, tìm kiếm ứng viên, tuyển dụng, đào tạo nhân sự, quản lý hồ sơ, dữ liệu,…

Ví dụ như phần mềm tuyển dụng, trang tuyển dụng, mạng xã hội, diễn đàn,…

Vấn đề mấu chốt là doanh nghiệp cần khai thác tối đa tính năng của các ứng dụng công nghệ, phần mềm và kết nối chúng với đội ngũ nhân sự trong tổ chức một cách hiệu quả. Đó chính là nhiệm vụ quan trọng nhất trong xu hướng quản trị nhân sự của tương lai mà các nhà quản lý cần trang bị từ bây giờ.

Xây dựng chiến lược thu hút và giữ chân nhân tài

Nhiệm vụ tuyển dụng luôn là vấn đề quan trọng nhất trong ngành nhân sự. Trước sự phát triển của công nghệ, internet, trí tuệ nhân tạo,… điều quan trọng nhất doanh nghiệp cần làm đó là xây dựng một chiến lược thu hút và giữ chân nhân tài hiệu quả. 

Điều này được thực hiện thông qua các chiến lược tuyển dụng, truyền thông nội bộ gắn kết, nâng cao tinh thần đoàn kết trong công ty. Bên cạnh đó doanh nghiệp cần đẩy mạnh các gói lợi ích, chế độ cho người lao động để đảm bảo sự cân bằng giữa khối lượng công việc và mức lương họ nhận được.

Số hóa quy trình làm việc thủ công

Nếu doanh nghiệp còn đang duy trì mô hình làm việc thủ công thì rất có thể doanh nghiệp sẽ phải rút lui khỏi thị trường sau vài năm nữa. Hãy bắt đầu với các phần mềm quản lý công việc hiện đại để chuẩn bị cho những biến đổi của xu hướng quản trị nhân sự trong tương lai.

Đẩy mạnh chiến lược truyền thông nội bộ

Văn hóa công ty chính là cách làm thương hiệu hiệu quả nhất không cần đến chi phí quảng cáo. Một chiến lược truyền thông hiệu quả có thể giúp tên tuổi của doanh nghiệp lan rộng đến đội ngũ nhân sự trên thị trường. Điều này giúp các doanh nghiệp có thể thu hút và giữ chân nhân tài trở nên thuận lợi hơn.

Trên đây là những xu hướng quản trị nhân sự trong những năm tới và các chiến lược chuẩn bị cho sự biến động đó mà Zoho People đã biên soạn. Có thể thấy, công nghệ là vũ khí đắc lực trong thời kỳ kỷ nguyên số, do đó các doanh nghiệp cần nhanh chóng “đi tắt đón đầu” công nghệ hiện đại để chiếm phần ưu thế hơn trên thị trường so với đối thủ cạnh tranh.